Définir un budget pour votre séminaire entreprise n’est pas chose facile. Comment commencer le calcul pour arriver à un budget pertinent ? Voici quelques conseils pour vous aider dans vos démarches.
Conseils pour définir un budget de séminaire entreprise
Il y a plusieurs éléments à prendre en compte quand on se lance dans un budget de séminaire et notamment ces deux points
- les prix seront-ils HT ou TTC ?
- un prix à la personne ou global ?
Les hébergements, trains et avions sont TTC
Les hébergements sont TTC – Toutes taxes comprises – ce qui veut dire que votre entreprise payera la TVA sur les hébergements.
Même si le détail de la quotation fait apparaitre un prix hors taxe, en tant qu’entreprise française, vous ne récupérez pas la TVA sur une chambre d’hôtel.
Donc prenez bien le prix TTC dans votre budget.
Les transports avions et trains s’entendent également TTC. Vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur un billet d’avion ou de train.
Toutes les autres charges sont HT
Toutes les autres charges sont entendues « hors taxes », c’est à dire que vous payerez la TVA, mais qu’elle sera récupérable.
Donc les déjeuners, diners, activités, etc.. pour toutes ces charges, votre budget doit prendre le prix HT, même si vous payez la TVA (ensuite c’est une question de trésorerie).
Dans la mesure du possible, calculez votre budget simplement en multipliant le nombre de participant par le prix unitaire final (en ayant aggrégé tous les coûts / nbre de participants).
Tout est-il compris dans le prix ?
Soyez le plus spécifique possible dans votre demande de cotation. N’oubliez aucun détail, car cela peut ensuite avoir un impact sur votre budget.
Les équipements vidéos et audio sont-ils compris dans le prix ? A défaut, combien cela va t’il couter ? Si l’on vous dit qu’une pause-café est comprise dans le prix de la salle, de quoi s’agit-il ? Sera t’elle conséquente ? Suffisante ? Faut-il rajouter des jus ? Combien cela coûte ?
Vous devez être méticulleux. Et attendez-vous à ce que votre contact de l’hôtel le soit moins que vous. Donc revoyez chaque détail pour bien affiner votre budget global.
Attention également à bien intégrer les taxes locales et les pourboires dans votre budget. Dans certains pays, comme aux USA, le prestataire vous donnera un prix HT. A vous d’y ajouter la TVA locale que vous devrez payer, et éventuellement les pourboires. Dans certains cas, cela peut vous ajouter 40% à votre coût initial.
Surveillez les taux de change. Les monnaies s’apprécient les unes aux autres, et votre séminaire très attractif peut devenir finalement très cher si les devises ont trop évoluée l’une par rapport à l’autre.
Comment payer moins cher votre hôtel séminaire ?
Quatre éléments vous permettent de payer moins cher votre séminaire:
- le volume
- la saisonnalité et la destination
- les commissions aux agences
- une chambre partagée
Le volume: si votre groupe est conséquent, insistez pour avoir le meilleur prix, et faites jouer la concurrence. N’hésitez pas à mettre en avant l’offre d’un hôtel concurrent, et vous verrez que les hôtels s’alignent relativement facilement.
Attention, on parle ici d’hôtels de même catégorie. N’allez pas comparer les prix d’un 5 étoiles avec un 3 étoiles.
Les prix se négocient plus facilement sur les volumes. Et si parfois l’hôtelier ne peut pas vous donner un meilleur prix, peut être qu’il vous offrira une autre prestation qualitative sur laquelle il pourra faire un geste.
La saisonnalité: comme pour tout voyage, les prix sont plus bas en saison creuse… Les hôteliers ont besoin de remplir leurs hôtels, alors organisez votre séminaire sur une saison creuse pour bénéficier de très bons tarifs.
La destination: Certains pays sont chers, d’autres non. Si vous calculez votre budget global, vous verrez qu’il est parfois moins cher de partir en Grèce ou en Turquie, ou encore au Maroc, que d’organiser votre séminaire à Cannes. Car le coût de la vie est très faible dans certains pays, et compense le coût plus élevé de l’avion. C’est un calcul global à faire.
Les commissions aux agences: toutes les agences organisatrices de séminaires bénéficient d’une commision donnée par l’hôtel. En tant qu’apporteur d’affaires, l’agence est rémunérée pour les chambres qu’elle louent pour son client. Cette commission varie entre 10% et 15%. Si vous organisez votre séminaire vous même, rien ne vous empêche de demander que cette réduction du prix vous soit allouée. C’est une négociation entre l’hôtel et vous.
Les chambres partagées. Dernière technique pour réduire le budget, si les participants y consentent, est de placer deux personnes dans la même chambre – dans des lits séparés évidemment – ce qui réduit de moitié votre budget chambre.
Faut-il passer par une agence ?
La réponse est double: oui et non.
Si votre séminaire est simple, organisé en France, avec peu d’activités. L’agence apporte très peu de valeur ajoutée. Elle ne fait que faire votre travail en vous chargeant une marge et en prenant également une commission à l’hôtel.
Par contre, si vous organisez un séminaire complexe, avec de nombreux participants, ou dans un pays étranger, il nous semble important de passer par une agence séminaire afin d’éviter des déconvenus. Cette agence maitrise normalement la destination, et s’appuie également sur des relais locaux pour une exécution parfaite. Malheureusement ce n’est pas toujours le cas, mais si vous souhaitez des agences réellement professionnelles, nous vous recommandons les suivantes les yeux fermés:
