Choisir un hôtel séminaire n’est pas si facile. De nombreux critères viennent se télescoper et rendent parfois le choix de l’hôtel très difficile. Nous vous proposons ici quelques critères à poser pour faciliter votre choix d’hôtel pour votre séminaire entreprise.

Critères de choix de votre hôtel séminaire

Budget de votre séminaire

Le premier de vos critères est votre budget. Vous trouverez des informations utiles sur notre page dédiée – Définir un budget hôtel séminaire.

Le budget détermine tout. Soyez réaliste dans votre approche de budget. Si vous avez 150 euros par personne, inutile d’aller chercher l’étranger, ni même un lieu à 300km de chez vous. Votre budget est insuffisant.

Placez-vous dans votre situation personnelle. Combien coûte un billet d’avion ? Combien coûte une nuit d’hôtel ? Combien coûte un repas dans un restaurant ? On pense souvent que l’on réduit les coûts en réservant en groupe, ce n’est pas toujours vrai. Et rarement sur les prix d’hébergement.

Donc soyez réaliste pour identifier votre budget.

Les accès à votre hôtel séminaire

Partir loin, ou proche de l’entreprise ? Le plus important reste les accès à l’hôtel séminaire. Vous pouvez choisir un hôtel magnifique au coeur de la Toscane, mais il vous faudra alors 1h30 à 2 heures de bus d’un aéroport pour rejoindre votre hôtel.

Si vous le pouvez, privilégiez un accès immédiat à l’hôtel pour vos participants. Et notamment si vous organisez votre séminaire à l’étranger, avec de nombreuses heures d’avion.

C’est notamment pour cela que les grandes villes sont des destinations attractives, car les hôtels sont immédiatement accessibles.

Prendre en compte les accès est également important si vos participants viennent d’endroits différents. Avoir des accès multiples est alors intéressant, en avion, en train, ou même en voiture/bus.

Attention également aux participants « internationaux » qui, pour se rendre à Marseille par exemple, devront passer par Paris. Prenez alors en compte les connexions internationales possibles pour faciliter le trajet de vos participants.

Parfois, il vaut mieux choisir une ville très accessible, et renoncer à un lieu « magique » pour faciliter la vie de vos participants. D’autant qu’il existe des lieux magiques presque partout…

Le cadre / la qualité de l’hôtel séminaire

Votre choix doit également être guidé par la qualité de l’hôtel. Une évaluation officielle sous forme d’étoiles vous donne un marqueur de qualité, de 0 à 5 étoiles. Attention, parfois les étoiles peuvent être délivrées en fonction d’une superficie de chambre, du fait que les toilettes de soient pas dans la salle de bain, ou encore des services offerts.

Mais globalement, plus on monte en gamme, plus l’hôtel offrira une réelle qualité de service et un cadre qui va avec.

A noter également que plus vous montez en gamme, plus le budget s’en fera ressentir. Et pas uniquement pour le prix de la chambre. Les petits déjeuners, déjeuners, boissons, etc… tout sera plus cher.

Le cadre est important car il offre une expérience à votre séminaire.

Choisir un hôtel design, ou un chateau, peut offrir quelque chose de plus qu’un hôtel standard. Si l’objectif est de remercier les collaborateurs par exemple, se loger dans un chateau au milieu des vignes peut être une expérience valorisante.

Certains hôtels offrent des cadres variés. Par exemple un beau jardin + un accès plage ou une piscine. Le cadre vous permet de moduler vos journées avec des atmosphères différentes et très valorisantes pour vos participants.

La gastronomie

En bon français, la gastronomie est un point clef. Plus vous montez en gamme, plus votre hôtel disposera d’une cuisine de qualité.

Il est très impressionnant de constater que la cuisine, pour les français, font la qualité du séjour, parfois au delà du cadre du lieu. Néanmoins, avoir un bon chef sur place, capable d’offrir des menus variés et qualitatifs, voir un apéritif dinatoire, et très important.

Il en va de même pour la qualité des vins et du champagne.

Les activités

Certaisn hôtels séminaires ont bien compris l’attrait qu’il pouvait avoir en développant des activités à proximité de l’hôtel. Tous les hôtels ont un service commercial dédié au séminaire, et la majorité d’entre-eux peuvent vous recommander des opérateurs pour telle ou telle activité dans la région.

Certains hôteliers ont même développer en interne des activités pour attirer les groupes d’entreprise.

Là encore, pour l’organisateur du séminaire dans l’ entreprise, il peut être intéressant de n’avoir à faire qu’à un seul contact, capable de gérer les hébergements et les activités locales.

Les salles de réunion + équipement audio visuel

Les salles de réunion sont un élément important de votre choix d’hôtel pour votre séminaire. Certaines entreprises vont beaucoup travailler lors de cet événement, alors il est judicieux de choisir un lieu avec des salles de séminaire confortables, et parfois modulables.

Pour les grands groupes, validez la taille des écrans, la possibilité d’avoir un ou plusieurs micros, éventuellement d’avoir des rappels visuels sur d’autres écrans dans la salle.

La disposition des tables et chaises fera aussi le choix du lieu. Certains hôtels disposent de capacité maximum selon une organisation particulière, par exemple en format salle de classe… Faites bien attention à veiller au confort de vos participants.

Les hôtels disposent également de projecteurs et écrans. Dans certains pays, les hôtels se déchargent de l’équipement sur un prestataire externe, et cela aura forcémment un impact sur votre budget. Cela peut être parfois cher, alors validez bien ce point lors de votre demande de devis.

Et enfin, internet devrait être accessible partout dans l’hôtel, et inclus dans le prix des chambres ou de la location de la salle de réunion. Attention à certaines salle de réunion qui se trouvent en sous-sol et qui peuvent avoir des connexions internet ralenties voir déficientes.

Choisir sont hôtel séminaire en pensant aux participants

Dans votre démarche de choix d’hôtel séminaire, il est important de penser aux participants. Ils ne vont pas travailler toute la journée, et auront aussi besoin d’un moment pour souffler, connecter avec les autres participants, ou encore se retrouver seul pour décompresser.

Il peut être intéressant de choisir un hôtel avec une salle de sport, ou encore un bar convivial, ou encore avec un accès rapide à un parc ou en bord de mer pour que les participants puissent s’adonner au jogging le matin par exemple…

L’hôtel se choisit également en fonction de la typologie de participants. Si vous invitez des cadres supérieurs ou directeurs, qui ont l’habitude de voyager et de rester dans des endroits de qualité, il est nécessaire que votre hôtel séminaire suive leur standard.

Pensez aux participants et à l’objectif fixé pour choisir votre hôtel séminaire.